In einem unserer vergangenen Blogbeiträge lernten Sie, wie Sie Ihre Teamkommunikation schlank und effizient gestalten und welche Tools Ihnen dabei helfen können. Heute möchte wir den Inhalt dieses Blogbeitrags fortführen und um die Besonderheiten der virtuellen Zusammenarbeit ergänzen.
Kommunikations- sowie Koordinationsprobleme können in jedem Team auftreten. Bei der virtuellen Teamarbeit fallen diese Probleme allerdings besonders ins Gewicht. Die Begründung hierfür liegt unter anderem darin, dass die Kommunikation bei der virtuellen Zusammenarbeit über räumliche, zeitliche sowie organisationale Grenzen hinweg stattfindet und dementsprechend größere Hürden überwunden werden müssen.
Wenn man an unser heutiges Wirtschaftssystem denkt, kommen einem schnell zwei Termini in den Sinn. Die Globalisierung sowie die Digitalisierung sind in unserer heutigen Wirtschaft und Gesellschaft allgegenwärtig. Die Globalisierung der Weltwirtschaft sorgt zum einen dafür, dass die Gesellschaft auf ein unglaublich großes Leistungsspektrum zurückgreifen kann. Jedoch führt diese auch zum anderen zu einem intensiveren Wettbewerbsdruck für viele Unternehmen. Um diesem Wettbewerbsdruck standzuhalten und die Innovationsfähigkeit zu fördern setzen Unternehmen vermehrt darauf, Teams nach ihrer fachlichen Qualifikation zusammenzustellen. Der Pool an Mitarbeitern ist hierbei augenscheinlich umso größer wenn Grenzen nicht mehr maßgeblich sind, Unternehmen also Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern und Organisationen sowie unterschiedlichster Fachrichtungen zu einem Team zusammenstellen.
Genau an dieser Stelle leistet die Digitalisierung ihren Beitrag. Sie ist fähig antworten dazu zu liefern, wie Unternehmen und folglich Menschen zukünftig zusammenarbeiten möchten. Zudem ermöglicht die Digitalisierung es, Experten unabhängig von Raum und Zeit zusammenzubringen, was zu deutlichen Wettbewerbsvorteilen führt. Hierbei ist die virtuelle Zusammenarbeit keineswegs nur von Seiten der Unternehmen attraktiv. Auch deren Mitarbeiter erlangen durch diese ein gewisses Maß an Freiraum und die Möglichkeit, ihr Privat- und Berufsleben besser miteinander zu vereinbaren. Es könnte also gesagt werden, dass virtuelle Zusammenarbeit die individuellen und lebensphasenbezogenen Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters stärker in den Fokus rückt.
Leider weist die virtuelle Zusammenarbeit aber nicht nur Vorteile auf. Bei der virtuellen Zusammenarbeit wird hauptsächlich über Technologien kommuniziert, wodurch Kommunikationsmöglichkeiten deutlich eingeschränkt sind. Hierdurch gestaltet sich die Informationsverarbeitung bei der virtuellen Zusammenarbeit als schwierig. Zudem sind Virtuelle Teams gegenüber klassischen Teams in ihrer Zusammensetzung deutlich heterogener. Denkt man an die Zusammenarbeit von Menschen unterschiedlicher Herkunft oder Organisationen, so gelangt man beispielsweise schnell zu kulturellen Unterschieden. Diese können tendenziell zur sozialen Kategorisierung und somit zu Gruppenkonflikten sowie Stereotypisierung führen. Anzumerken ist in diesem Kontext allerdings, dass eine soziale Kategorisierung aufgrund der Einschränkungen bezüglich der Kommunikationsmöglichkeiten bei der virtuellen Zusammenarbeit weniger ins Gewicht fällt als dies bei klassischer Teamarbeit der Fall ist.
Je heterogener Teams sind, desto höher ist der Bedarf des Informationsaustauschs, um Missverständnissen proaktiv entgegenwirken zu können. Dies kann u.a. damit begründet werden, dass die jeweilige Situation an anderen Standorten nur schwer für die Teammitglieder einschätzbar sind. Dies stellt virtuelle Teams vor eine große Herausforderung. Die bereits berücksichtige Kommunikationseinschränkung bei der virtuellen Zusammenarbeit bedingt, dass Menschen im Vergleich zu einer Kommunikation von Angesicht zu Angesicht deutlich weniger miteinander kommunizieren. So zeigte eine Studie aus dem Jahr 1996, dass Menschen bei virtueller Zusammenarbeit weniger als halb so viel im Vergleich zur lokalen Zusammenarbeit kommunizieren. Selbstverständlich kann dieser Wert aufgrund der technologischen Entwicklung innerhalb der letzten 20 Jahre in Frage gestellt werden. Jedoch zeigt dies zweifelsohne eine Tendenz.
Die erschwerte Kommunikation bei der virtuellen Zusammenarbeit wirkt dabei hemmend auf wichtige Erfolgsfaktoren für die Teamarbeit. Kommuniziert werden hier vor allem aufgabenbezogene Inhalte und die Beziehungsebene hat ein deutliches Nachsehen. Gerade letztere ist aber elementar für die Bildung von Vertrauen sowie Zusammenhalt innerhalb des Teams. Die unpersönlichere Kommunikation bei der virtuellen Zusammenarbeit führt leider dazu, dass Entscheidungen oder Überzeugungen, welche gemeinschaftlich im Team getroffen wurden, weniger bindend wirken und somit leichter aufgegeben werden. Insgesamt kann hieraus geschlussfolgert werden, dass bei der virtuellen Zusammenarbeit an Wärme und der Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen.
Die eben genannten Umstände erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Konflikten auf der Beziehungsebene zwischen Teammitgliedern virtueller Teams. Darüber hinaus bergen Missverständnisse, durch z.B. kulturelle Unterschiede oder Sprachbarrieren und mangelnder Informationsaustausch ebenfalls Risiken für die Entstehung von Konflikten bei der virtuellen Zusammenarbeit. Auch die Anonymität spielt eine wichtige Rolle für potenzielle Gruppenkonflikte. Zwar birgt diese auch insofern Potenzial, dass introvertierte Gruppenmitglieder sich mehr öffnen, jedoch kann durch die Anonymität der Umgangston auch sehr rau werden. Eine überaus nützliche Erkenntnis ist hierbei, dass der Zusammenhang zwischen Konflikten und Virtualität auch eine zeitliche Komponente mit sich bringt. So identifizierten Ortiz de Guinea et. al (2012), dass Teams welche einen hohen Grad an Virtualität aufwiesen und über einen längeren Zeitraum miteinander zusammenarbeiteten, umso weniger Konflikte während der Zusammenarbeit hatten.
Eine zentrale Frage die sich nun stellst ist, wie die Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit gemeistert werden können und diese trotz aller Widrigkeiten zum Erfolg führt. Die Anforderungen variieren hierbei zu jenen der klassischen Teamarbeit. Neben aufgaben- und teambezogenen Kompetenzen, z.B. Gewissenhaftigkeit und Kommunikationsfähigkeit, sind sogenannte Telekooperationskompetenzen der Mitarbeiter unabdingbar für ein erfolgreiches virtuelles zusammenarbeiten. Diese lassen sich in die Bereiche Selbstmanagement, interpersonelles Vertrauen sowie interkulturelle Kompetenzen gliedern. So können ein gewisses Maß an Durchhaltevermögen und Selbstständigkeit als Beispiele für das Selbstmanagement, die Tendenz anderen zu vertrauen für interpersonelles Vertrauen und Einfühlsamkeit bezüglich kultureller Unterschiede für interkulturelle Fähigkeiten angeführt werden. Eine besondere Rolle kommt hierbei den Führungskräften zu. Diese benötigen stark ausgeprägte interkulturelle Kompetenzen, um bei Konflikten schlichtend wirken zu können. Zudem sollten Führungskräfte ein niedriges Kontrollbedürfnis haben und ihre Teammitglieder in die Entscheidungsprozesse miteinbeziehen. Präzise Informationen sorgen in diesem Kontext für Klarheit in den Aufgabenstellungen bzw. -verteilungen und faire Leistungsbeurteilungen sowie eine transparente Vergütung sorgen für eine erhöhte Leistungsbereitschaft sowie angenehme Arbeitsatmosphäre und wirken präventiv entgegen potentieller Konflikte.
Abschließend ist zu den bereits beleuchteten Aspekten anzumerken, dass selbstverständlich auch die technische Ausstattung eine essentieller Faktor für den Erfolg virtueller Zusammenarbeit ist. Die IT sollte hierbei nutzerzentriert und technisch stabil sein. Zudem ist in den letzten Jahren der Datenschutz, z.B. in Form von gesicherten Netzwerken und Leitungen, immer stärker in den Fokus gerückt und sollte unbedingt beachtet werden.
Alles in allem ermöglicht die virtuelle Zusammenarbeit das Aufbrechen früherer Grenzen bei der Teamarbeit. Kommunikation ist hierbei das A und O. Sensibilisieren Sie ihre Mitarbeiter und zeigen Sie Risiken sowie Problematiken auf. Mit den richtigen Stellhebeln steht einer erfolgreichen virtuellen Zusammenarbeit nichts im Weg.