"Die größte Herausforderung in meinem Team? - Da brauche ich nicht lange zu überlegen. Es ist die Kommunikation!"
Diese Aussage könnte von Ihnen stammen?
So schön sie auch ist, so kann die Arbeit im Team manchmal ziemlich lästig sein. Grund dafür ist allzu oft die ineffiziente Kommunikation. Es werden unterschiedlichste, zahlreiche Kommunikationskanäle genutzt, Informationen werden unvollständig weitergegeben. Ob kleines oder großes Team, es ist immer herausfordernd jedes Mitglied auf dem gleichen Informationsstand zu halten.
Ist Kommunikation tatsächlich eine solch kritische Angelegenheit? Ja, denn eine ineffiziente Kommunikation kann schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben. Mehr als Grund genug, sich der Sache einmal intensiv zu widmen.
Auch das BeDien Team hat Erfahrungen mit dem Thema Teamkommunikation gesammelt und möchte seine Best Practices in diesem Blogbeitrag teilen. Bei einer kürzlich zurückliegenden Problematik galt es, alle Teammitglieder möglichst einfach zu vernetzen und sicherzustellen, dass jedes Mitglied auf möglichst unkompliziertem Weg die gleichen Informationen erlangt. Das bedeutet: Ein geeignetes Tool finden, welches Videotelefonie, das Teilen von Dokumenten, eine Mobilefunktion und die entsprechende Teilnehmerzahl pro Meeting ermöglicht, sowie möglichst kostenlos ist. Herausfordernd, aber machbar.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Teamkommunikation schlank und effizient gestalten und welche Tools Ihnen dabei helfen können. Wir geben Ihnen jeweils vier Tipps und Tools an die Hand, mit denen Ihre zukünftige Kommunikation im Team zu einer freudigen Angelegenheit wird.
Tipps
1. Eindeutige Rollenverteilung:
"Dafür bin ich nicht verantwortlich!" - Verbannen Sie diesen Satz, indem Sie eine klare Rollenverteilung vornehmen. Vor Beginn eines Projektes sollte festgelegt sein, wer welche Rollen im Projekt spielt. Verdeutlichen Sie dies in einer Teambesprechung und erstellen Sie eine schriftliche Liste, in welcher alle Beteiligten ihre Aufgaben und Zuständigkeiten nachlesen können.
2. Unternehmensglossar erstellen:
Für Externe oder neue Mitarbeiter kann es oft eine Herausforderung darstellen, den Unternehmensslang zu verstehen. Es bietet sich an, häufig verwendete Begriffe in einem Unternehmensglossar schriftlich festzuhalten, um diese jederzeit nachschlagen zu können.
Es gilt: Versuchen Sie Ihre Kommunikation einfach und jargonfrei zu halten!
3. Ansprechpartner bestimmen:
Beauftragen Sie einen Ansprechpartner für ein bestimmtes Projekt. Dieser gilt als zentrale Anlaufstelle und behält einen Überblick über einzelne Nachrichten, Aufgaben und Aktualisierungen. So sind Sie jederzeit up-to-date und vermeiden, dass Nachrichten untergehen.
4. Regelvergabe für Kommunikationskanäle
Es sollten klare Regeln für jeden Kommunikationskanal gelten. Das beutet: Instant Messagung ist für dringende Aufgaben und kurzfristige Aktualisierungen zu nutzen; Kommentare und Fragen rund um ein Projekt sind beispielweise in der Projektmanagement-Software zu hinterlassen. Dokumentieren Sie den Zweck der Kanäle und beachten Sie das Einhalten der Regeln. Machen Sie darauf aufmerksam, wenn Sie eine Mitteilung in einem falschen Kommunikationskanal finden, um ein Verständnis zu entwickeln und das Team zu sensibilisieren.
Tools
Wie entsteht das Kommunikationschaos überhaupt? Eine Nachricht im Teamchat, eine wichtige Information im Vorbeigehen, eine Notiz auf dem Post-It, eine weitere per E-Mail, schnell eine kurze Information per Whatsapp, eine weitere über die unternehmensinterne Social Collaboration Plattform. Es ergibt sich ein Blumenstrauß an Tools, die für ihren jeweiligen Zweck gute Dienste leisten, aber schlecht zusammenarbeiten. Das Resultat: Chaos, Verwirrung, Missverständnisse, aber allen voran Zeitverschwendung.
Welche Tools verschaffen Abhilfe? Das kommt auf die benötigten Funktionen an.
Seit über 25 Jahren ist sie beispielsweise das führende Medium für interne und externe Abstimmungen: Die E-Mail. Doch ist sie noch zeitgemäß? Start-Ups machen es vor: Zunehmend findet die Kommunikation über Messenger und Chat-Apps statt. Besonders jüngere Generationen kommunizieren vermehrt über Chat-Tools und Social Media. Und davon gibt es einige: Whatsapp, Slack, Trello … in diesem Dschungel an Kollaborationstools muss man sich erst einmal zurechtfinden.
Im Folgenden finden Sie eine Auswahl an Kollaborationstools, die die Teamarbeit erleichtern:
1. Slack: Der "E-Mail-Killer"Lessons Learned:
Es ist wichtig systematisch aus seinen Fehlern zu lernen, um keine wertvollen Ressourcen wie Zeit und Geld zu verschwenden.
Kurz und lehrreich: Allen voran steht der Austausch – kommunizieren sie häufig und seien sie effizient. Das A und O ist dabei funktionierende Technik wie die genannten Online Tools. Testen Sie, welche Tools für Ihre Belange am besten geeignet sind.
…und für den Fall, dass Sehnsucht nach face-to-face Kommunikation in persona aufkommt: Wie wäre es mit einem klassischen Gespräch bei einem Kaffee in der Teeküche? 😉
Haben Sie Erfahrungen zu diesem Thema gesammelt und möchten Ihre Tipps teilen? Melden sie sich gern, wir freuen uns über regen Austausch.